Start-ups sowie kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) brauchen Übersicht und Kontrolle über Zahlungsvorgänge. Sichere Bezahlvorgänge sind daher wichtig. Deshalb setzen immer mehr dieser Unternehmen auf bargeldlose Bezahlformate. Noch immer finden fast 50 Prozent aller Zahlungen in Deutschland mit Bargeld statt. Das ist bei einigen europäischen Nachbarn ganz anders. In Norwegen oder Schweden dominieren bargeldlose Alternativen, beispielsweise die Zahlung mit Kreditkarte. Firmenkrediten der Neobanken sind nicht nur sehr bequem, sie bieten den Unternehmen zahlreiche Vorteile.

Bargeldlos im privaten Bereich weiter verbreitet

Im privaten Bereich zahlen heute schon viele bargeldlos. Sie bestellen etwas im Internet und bezahlen mit ihrer Kreditkarte. Die Kontobelastung erfolgt häufig erst Wochen nach dem Einkauf. Die Abrechnung kommt per E-Mail oder übersichtlich in einem Brief und lässt sich zudem bequem online abrufen. Diese Einfachheit hat dazu geführt, dass viele Unternehmer ihre private Kreditkarte auch für Geschäftsausgaben nutzen. Die Folge: Die Abrechnung ist unübersichtlich, die Buchhaltung hat damit Probleme. Die Lösung für dieses Problem gibt es schon in Form von Firmenkarten, wie sie Neobanken anbieten.

Was ist bei Neobanken anders?

Neobanken sind agiler, sie haben keinen riesigen Verwaltungsapparat, bieten den Firmenkunden ganz spezielle Produkte an. Kreditkarten sind sehr flexibel und lassen sich an jede Funktion im Unternehmen anpassen. Das Konto bei einer Neobank wie Qonto bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

• Es gibt individuelle Kreditkarten für die Mitarbeiter, sodass jeder im Team mit seiner eigenen Business-Kreditkarte zahlen kann. Das Unternehmen hat damit jederzeit Echtzeit-Kontrolle über die Zahlungen. Sie können per App die Zahlungen direkt verfolgen. Für jede Karte lassen sich die Limits und Berechtigungen individuell anpassen und jederzeit verändern. 
• Für die Buchhaltung ergeben sich auch zahlreiche Vorteile. Alle Belege werden GoBD-konform digitalisiert. Sobald eine Zahlung getätigt ist, erfolgt das Laden des Belegs ins Konto, wo der Beleg eine beweiskräftige Zertifizierung erhält und die Mehrwertsteuer direkt erfasst wird. Wenn am Monatsende plötzlich Belege fehlen, können Unternehmen die Nachzügler per Mausklick daran erinnern, was sie noch einreichen müssen.
• Benutzerdefinierte Tags helfen, alle Buchungen automatisch zu kategorisieren und sie nach diesen Kategorien zu sortieren.
• Auch Mitarbeiter und Teams profitieren davon. Sie können einfach und sicher die Ausgaben bezahlen. Die Zahlungen erfolgen entweder online oder mit PIN oder kontaktloser Zahlungsweise in Geschäften und bei allen Dienstreisen. Mit der App kann jeder Mitarbeiter seine Firmenkarte und das darauf verbleibende Budget einsehen.
• Belege können nicht mehr verloren gehen, wenn sie via Smartphone gescannt und im Konto unter der dazugehörigen Transaktion gespeichert sind.

Neobanken erleichtern das Travel-Management

Wenn Mitarbeiter viel auf Reisen sind, war es bisher so, dass umständliche Spesenabrechnungen notwendig waren. Die Mitarbeiter sind häufig in Vorleistung gegangen. Mit einer Kreditkarte für die Mitarbeiter ist das nicht mehr notwendig. Damit können sie Hotelkosten, Transferleistungen und ähnliches direkt mit der Firmenkreditkarte bezahlen. Für das gesamte Reisemanagement ergeben sich mit der Kreditkarte Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten. Darüber hinaus ist eine kompaktes Berichtswesen inklusive, das sich von überall abrufen lässt. Einige Kreditkarten haben gleich noch Reise-Versicherungsschutz inklusive.

Bezahlen mit der virtuellen Kreditkarte

Virtuelle Kreditkarten sind speziell für den E-Commerce entwickelt worden und zählen zu den E-Payment-Methoden, wie beispielsweise auch PayPal oder GooglePay. Der Kunde erhält einen Datensatz, der alle Daten enthält, die für das E-Commerce relevant sind: Kreditkartennummer, Gültigkeitsdatum, Prüfnummer. Darüber hinaus bekommt er Benutzername und Passwort. Damit erhält der Kunde Zugriff auf sein Nutzerkonto, wo er die Kreditkarte aufladen und Zahlungen einsehen kann.

Die Beantragung einer virtuellen Kreditkarte ist ganz einfach. Für die neue Kreditkarte gibt es keine Wartezeiten. Da die Karte auf Guthabenbasis funktioniert, sind keine Schufa-Daten notwendig. Das Aufladen kann unter Umständen ein paar Tage dauern, je nachdem, wie die Aufladung erfolgt. Banküberweisungen benötigen ein paar Bankarbeitstage bis sie gutgeschrieben sind. Die Karten eignen sich daher eher nicht für Spontankäufe. Sie sind jedoch praktisch, um immer den Überblick über die Ausgaben zu behalten. Sie eignen sich gut als Geschenk für Mitarbeiter oder Premiumkunden oder für ein monatliches steuerfreies Gehaltextra.

Grenzen der Nutzung der virtuellen Kreditkarte

Der Einsatz der Kreditkarte ist auf das Internet beschränkt. Wer seine Kreditkarte auf Reisen im Ausland benutzt, kommt mit der virtuellen Kreditkarte nicht allzu weit. Es ist nicht möglich Bargeld am Automaten abzuheben oder einen Mietwagen zu buchen, für den häufig die Kreditkartendaten als Sicherheit hinterlegt sind.

Welche Vorteile haben virtuelle Kreditkarten?

Sicher, agil und unkompliziert sind virtuelle Kreditkarten und damit für moderne Unternehmen das Richtige. Viele Teams arbeiten heute nicht mehr in den traditionellen Strukturen mit Arbeitsplatz im Unternehmen. Vielmehr arbeiten sie im Homeoffice oder in Teams, die an mehreren Standorten verteilt sind. Hier haben virtuelle Kreditkarten zahlreiche Vorteile:

• Die Firmenkreditkarte lässt sich nicht mehr so leicht hacken. Damit sinkt das Risiko für Kreditkartenbetrug.
• Die Ausgabenverwaltung ist durch vorgegebene Limits und durchdachte Freigabeprozesse viel einfacher.
• Virtuelle Kreditkarten, die sich zur Mehrfachnutzung eignen, sind bei der Abo-Verwaltung sehr praktisch.
• Mithilfe der richtigen Tools sind Mitarbeiter flexibler und autonomer. Sie arbeiten mit festen Ausgabenlimits und schnellen Freigabeprozessen. Das hat auch Vorteile in den Finanzabteilungen. Die Mitarbeiter dort haben einen viel besseren Überblick.

Abbildung 1: Pixabay © alles (CC0 Public Domain)

Abbildung 2: Pixabay © geralt (CC0 Public Domain)

Abbildung 3: Pixabay © mohamed_hassan (CC0 Public Domain)